טופס תיעוד שיחה עם הורים הוא דף אחד שהמחנכת ממלאת מיד אחרי השיחה, ובו שמונה שדות: מתי ובאיזה ערוץ, מי נכח, סוג השיחה, הנושא, מה ראיתי, מה סוכם, מעקב ולמי עובר עותק. השדה האחרון חשוב במיוחד כשההורים גרושים או פרודים: לפי הוראת קבע 0436 של משרד החינוך, ״פרוטוקול ישיבה עם אחד ההורים – יועבר רק לידיו של ההורה שנכח בדיון.״
כל שדה בטופס נשען על מה שהמרחב הפדגוגי של משרד החינוך ממליץ לתעד, או על סעיף בהוראת קבע. הטופס ממשיך את הכנה ליום הורים: שיחה של 10 דקות למחנכת: שם מתכוננים לשיחה, וכאן מתעדים אותה. לשיחה על חרם יש לנו תסריט נפרד עם טופס סיכום משלו, בשיחה עם הורים על חרם: תסריט למחנכת, ולשיחה עם התלמיד עצמו יש פרוטוקול לשיחה הראשונה עם תלמיד מוחרם. הטופס בעמוד הזה כללי: טופס שיחה עם הורים שמתאים לכל שיחה.
האם חובה למלא טופס תיעוד שיחה עם הורים?
הוראת הקבע העדכנית על הקשר בין בית הספר להורים, הקשר ודרכי ההתנהלות בין מוסדות החינוך לבין ההורים (0482, תקפה מ-10 באוגוסט 2026), אינה כוללת סעיף על תיעוד שיחות עם הורים. מה שקיים הוא המלצה: בעמוד מענה לפניית הורה במרחב הפדגוגי של משרד החינוך נכתב ״נתעד את הפגישה ואת תכניה בשיטת התיעוד המקובלת בבית הספר.״ ובהמשך: ״נוודא שהתיעוד כולל את פירוט המשתתפים בפגישה, פרוטוקול הפגישה וההחלטות שהתקבלו בה.״
המשמעות המעשית: אם בבית הספר שלכם כבר יש שיטת תיעוד, במערכת ממוחשבת או בטופס פנימי, היא קודמת. הטופס כאן מיועד לבית ספר שאין בו שיטה כזו, או למחנכת שרוצה דף מסודר ביד לפני שהיא מקלידה למערכת.
טופס תיעוד שיחה עם הורים: שמונת השדות ומאיפה כל אחד מהם
הטבלה הזו מסבירה מה כותבים בכל שדה. העמודה האחרונה מיועדת לכם, לא להדפסה.
| # | שדה | מה כותבים | מאיפה השדה |
|---|---|---|---|
| 1 | תאריך, ערוץ ומי יזם | תאריך השיחה. ערוץ: פנים אל פנים, טלפון, מכתב, ווטסאפ או דוא״ל. מי יזם: ההורה או המחנכת. | רשימת פרטי התיעוד בעמוד ״מענה לפניית הורה״ |
| 2 | נכחו | שם ותפקיד של כל מי שהשתתף. כשההורים גרושים או פרודים, מסמנים איזה הורה נכח. | ״פירוט המשתתפים בפגישה״, ״מענה לפניית הורה״ |
| 3 | סוג השיחה | משוב, פתרון בעיה, משמעת, עדכון או שיחה רגשית. אפשר לסמן יותר מאחד. | סוגי השיחה בסיכום בפורטל מס״ע |
| 4 | הנושא במשפט אחד | משפט אחד שמסביר על מה דיברנו, בלי פרטים שאינם נוגעים לתלמיד. | ״תיאור קצר של נושא הפנייה ומהותה״, ״מענה לפניית הורה״ |
| 5 | מה ראיתי | שניים או שלושה תיאורים של התנהגות, בלי פרשנות ובלי אבחנה. | ״תיאורים התנהגותיים״, פורטל מס״ע |
| 6 | מה סוכם | כל פעולה בשורה נפרדת: מה עושים, מי אחראי ועד מתי. | ״האחראי/ת לביצוע ומועד משוער לביצוען״, ״מענה לפניית הורה״ |
| 7 | מעקב | מתי השיחה הבאה, באיזה ערוץ, על מה תדווח המחנכת ועל מה ידווחו ההורים. | שלב המעקב בסיכום בפורטל מס״ע |
| 8 | למי עובר עותק | רק מי שמסומן בשדה ״נכחו״. לא לצד שלישי, ולא פרטים על תלמידים אחרים. | הוראת קבע 0436 סעיף 3.5 · הוראת קבע 0482 סעיף 4.8 |
הדף להדפסה
העתיקו את הטבלה הזו לדף אחד, הדפיסו כמה עותקים ושמרו אותם בתיק הכיתה.
| תלמיד/ה | |
| כיתה | |
| 1. תאריך, ערוץ ומי יזם | |
| 2. נכחו | |
| 3. סוג השיחה | |
| 4. הנושא במשפט אחד | |
| 5. מה ראיתי | |
| 6. מה סוכם | |
| 7. מעקב | |
| 8. למי עובר עותק |
מה כותבים בשדה ״מה ראיתי״, ומה לא כותבים?
בסיכום שפורסם בפורטל מס״ע של מכון מופ״ת, חומרי למידה מבוססי תרחישים בנושא השותפות שבין צוותי חינוך להורים, נכתב: ״חשוב לבסס את המידע המועבר להורים על נתונים מספריים או תיאורים התנהגותיים.״ אותו עיקרון מתאים גם למה שנכתב בטופס: מה קרה, ולא מה זה אומר על הילד. שלוש דוגמאות בדויות להמחשה:
- במקום ״מפריע בשיעורים״: ״קם מהמקום שלוש פעמים בשיעור מתמטיקה ביום שלישי״.
- במקום ״לא משקיעה״: ״לא הגישה שתיים מארבע עבודות הבית האחרונות״.
- במקום ״ההורים לא משתפים פעולה״: ״ההורה ביקש לדחות את השיחה פעמיים״.
מה לא כותבים, לפי ההמלצה שלנו: אבחנות שלא נעשו על ידי איש מקצוע, השערות על מה שקורה בבית, ודברים שנאמרו בשיחה על ההורה השני.
למי מותר לתת עותק מהטופס כשההורים גרושים?
בהוראת הקבע הקשר בין מוסדות החינוך ובין הורים פרודים או גרושים (0436) יש שני סעיפים שנראים במבט ראשון סותרים. סעיף 3.2 קובע: ״למרות האמור בחוק, מדיניות המשרד היא שככלל יש למסור מידע לשני ההורים.״ סעיף 3.5 קובע: ״פרוטוקול ישיבה עם אחד ההורים – יועבר רק לידיו של ההורה שנכח בדיון.״
ההבחנה היא בין מידע על התלמיד לבין סיכום פגישה עם הורים. מידע על התלמיד, כמו ציונים, נוכחות ותפקוד לימודי וחברתי, עובר ככלל לשני ההורים. טופס התיעוד של פגישה עם אחד ההורים עובר רק להורה שנכח בה. סעיף 2.8 באותה הוראה מוסיף שמידע ומסמכים הנוגעים לשיחות האישיות של הורה עם הצוות לא מועברים להורה האחר, אלא בהסכמה.
בטופס זה מתורגם לשדה 8: מסמנים מי מקבל עותק, ורק מי שמופיע בשדה ״נכחו״ יכול להופיע שם. כשיש החלטה של בית משפט או ספק, ההוראה מפנה את בית הספר להתייעץ עם היועץ המשפטי במחוז. זה תיאור של נוסח ההוראה, לא ייעוץ משפטי. אם אתם מחפשים פעילות שמתאימה גם למשפחות כאלה, כתבנו על פעילות משפחתית למשפחות גרושות.
כלל נוסף, מתוך סעיף 4.8 בהוראת קבע 0482: ״חל איסור על שיתוף מידע שאינו נוגע ישירות לילדו של ההורה הן מצד הצוות החינוכי והן מצד ההורים, לגורמים שאינם מוסמכים לקבל מידע זה בהתאם להוראות הדין.״ לכן, גם כשהשיחה עסקה בסכסוך בין תלמידים, בטופס לא כותבים פרטים על ילדים אחרים בשמם.
מה כותבים בשדה המעקב?
באותו סיכום בפורטל מס״ע נכתב: ״לצורך מעקב, יש לקבוע מתי תיערך פגישה נוספת, מה יהיה ערוץ התקשורת, על מה ידווח איש החינוך, על מה ידווחו ההורים, מה תהיה תדירות הדיווח, וכדומה.״ וגם: ״ללא מעקב, התהליך נפרם ונחלש, והשיחה יורדת לטמיון.״ בטופס זו שורה אחת עם תאריך, והיא מה שהופך את הדף מסיכום לתוכנית.
גם בשדה ״מה סוכם״ כדאי לזכור את ההמלצה מעמוד ״מענה לפניית הורה״: ״במהלך פגישות שנקבעו כמענה לפניית הורה, לא כדאי לתת פתרונות מידיים או הבטחות שלא בטוח שניתן יהיה לקיימן.״ מה שנכתב בשדה הזה הוא מה שההורה יזכור.
מה עושים כשההורה פונה בוואטסאפ?
רושמים את הערוץ בשדה 1, ומזמינים לשיחה. בעמוד ״מענה לפניית הורה״ נכתב: ״ניזום פגישה פנים אל פנים גם כשההורה פונה בכתב ולא ניגרר לתכתובת במייל או במסרונים.״ וסעיף 4.7 בהוראת קבע 0482 קובע: ״שיח יזום של הורים עם הצוות החינוכי בנוגע למצבו הכללי של התלמיד הדורש שיחת עומק, יתקיים לאחר תיאום שיחה או פגישה עם איש הצוות.״
ולפני שממלאים את הטופס, משפט אחד שכדאי לזכור מהעמוד יצירת קשר חיובי מורים-הורים: ״מטרת השיחה היא קודם כל לשדר להורים שאנחנו כאן בשבילם.״ לא כל שיחה עם הורים צריכה להיות שיחה על בעיה, וגם שיחה טובה ראויה לשורה בטופס.
שאלות נפוצות על טופס תיעוד שיחה עם הורים
האם משרד החינוך מחייב לתעד שיחה עם הורים?
הוראת קבע 0482, שעוסקת בקשר בין מוסדות החינוך להורים, אינה כוללת סעיף על תיעוד שיחות. המרחב הפדגוגי של משרד החינוך ממליץ לתעד את הפגישה בשיטת התיעוד המקובלת בבית הספר, ומפרט מה התיעוד צריך לכלול: את המשתתפים, את מהלך הפגישה ואת ההחלטות שהתקבלו בה.
מה צריך לכלול טופס תיעוד שיחה עם הורים?
שמונה שדות: תאריך, ערוץ ומי יזם את השיחה; מי נכח; סוג השיחה; הנושא במשפט אחד; מה ראיתי, בתיאורים של התנהגות; מה סוכם, עם אחראי ומועד; מעקב; ולמי עובר עותק מהטופס.
האם מותר לשלוח את סיכום הפגישה לשני ההורים כשהם גרושים?
ככלל לא, אם רק אחד מהם נכח בפגישה. לפי סעיף 3.5 בהוראת קבע 0436, פרוטוקול של ישיבה עם אחד ההורים עובר רק להורה שנכח בה, וסעיף 2.8 מוסיף שמסמכים הנוגעים לשיחות האישיות של הורה עם הצוות לא מועברים להורה האחר אלא בהסכמה. מידע על התלמיד עצמו, כמו ציונים, נוכחות ותפקוד לימודי וחברתי, ככלל עובר לשני ההורים.
מה ההבדל בין הטופס הזה לטופס הסיכום של שיחה עם הורים על חרם?
טופס הסיכום של שיחה על חרם בנוי לשיחה מסוג אחד: מה ההורים תיארו ומה המחנכת ראתה בכיתה. הטופס בעמוד הזה כללי, ומתאים לכל שיחה עם הורים: לימודית, התנהגותית או חברתית, ביוזמת המחנכת או ביוזמת ההורה.
האם אפשר לתעד שיחת טלפון או פנייה בוואטסאפ באותו טופס?
כן. בשדה הערוץ מסמנים איך הגיעה הפנייה: פנים אל פנים, טלפון, מכתב, ווטסאפ או דוא״ל. עם זאת, המרחב הפדגוגי ממליץ ליזום פגישה פנים אל פנים גם כשההורה פונה בכתב, ולא לנהל את השיחה עצמה בהודעות.
הצעד הבא
שיחה טובה עם הורים מתחילה הרבה לפני הטופס. אם אתם בתחילת הדרך עם הכיתה, יש לנו שאלון היכרות להורים לתחילת שנה: דף להדפסה, ולחזרה לכיתה אחרי סוכות יש שיעור חינוך אחרי החגים: ערכה מוכנה למחנך. ובסדנאות שלנו, לגיבוש כיתתי ולמניעת חרמות, אנחנו עובדים עם הכיתה על חיבור אנושי, כזה שמגיע גם לשיחה עם ההורים. השאירו פנייה בטופס יצירת הקשר, ונחזור אליכם.
